Kā aprēķināt biznesa procesu automatizācijas atdevi pirms izstrādes?

Biznesa procesu automatizācija var samazināt manuālā darba apjomu, paātrināt klientu apkalpošanu un ļaut uzņēmumam paveikt vairāk, nepalielinot darbinieku skaitu tādā pašā tempā.

Tomēr ne katrs automatizācijas projekts ir ekonomiski pamatots. Dažreiz tehniski iespaidīgs risinājums izmaksā vairāk, nekā uzņēmums no tā reāli iegūst.

Pirms sistēmas izstrādes uzņēmumam vajadzētu spēt atbildēt uz vairākiem praktiskiem jautājumiem:

• cik konkrētais process izmaksā pašlaik;
• cik daudz darba laika iespējams ietaupīt;
• kādas būs izstrādes un uzturēšanas izmaksas;
• cik ātri ieguldījums atmaksāsies;
• kādi papildu ieguvumi var rasties;
• kādi riski var samazināt paredzēto atdevi.

Šādi aprēķini palīdz izvairīties no situācijas, kurā uzņēmums iegulda dārgā sistēmā, bet reālais ieguvums izrādās pārāk mazs. Tie arī palīdz savlaicīgi pamanīt procesus, kuri pēc automatizācijas joprojām prasīs gandrīz tikpat daudz manuāla darba.

Automatizācijas atdevi nevajadzētu vērtēt pēc tā, cik moderns vai tehnoloģiski iespaidīgs izskatās risinājums. Svarīgākais jautājums ir daudz vienkāršāks: vai tas rada izmērāmu biznesa rezultātu?

Kas ir automatizācijas atdeve?

Automatizācijas atdeve parāda, kādu finansiālu vai darbības ieguvumu uzņēmums saņem salīdzinājumā ar projektā ieguldītajiem līdzekļiem.

Galvenie ieguvumi var būt:

• ietaupīts darbinieku laiks;
• mazāk manuālu kļūdu;
• ātrāka klientu apkalpošana;
• lielāks apstrādāto pieteikumu skaits;
• mazāk kavētu uzdevumu;
• zemākas administratīvās izmaksas;
• precīzāki dati;
• lielāks pārdošanas apjoms;
• mazāka atkarība no viena konkrēta darbinieka;
• iespēja uzņēmumam augt bez strauja izmaksu kāpuma.

Daļu no šiem ieguvumiem iespējams salīdzinoši precīzi pārvērst naudā. Citi ir netiešāki, piemēram, labāka klientu pieredze, mazāks darbinieku nogurums vai pārskatāmāki dati.

Arī netiešie ieguvumi ir svarīgi, taču atdeves aprēķina pamatā vispirms vajadzētu izmantot izmērāmus datus.

Sāciet ar viena konkrēta procesa aprakstu

Pirms ROI aprēķina precīzi jānosaka, kuru procesu plānots automatizēt.

Ar formulējumu “automatizēt klientu apkalpošanu” nepietiek. Tas ir pārāk plašs un neļauj saprast ne darba apjomu, ne izmaksas.

Daudz precīzāks procesa apraksts būtu:

Automatizēt mājaslapas pieteikuma saglabāšanu CRM sistēmā, atbildīgā darbinieka piešķiršanu, sākotnējā e-pasta nosūtīšanu un uzdevuma izveidi.

Procesa aprakstā norādiet:

• kas aktivizē procesu;
• kādas darbības pašlaik tiek veiktas;
• kuri darbinieki ir iesaistīti;
• kādas sistēmas tiek izmantotas;
• cik bieži process atkārtojas;
• cik ilgi aizņem viena izpilde;
• kur visbiežāk rodas kļūdas;
• kādam jābūt gala rezultātam.

Jo precīzāk aprakstīta esošā darba plūsma, jo ticamāks būs automatizācijas atdeves aprēķins.

1. Aprēķiniet procesa pašreizējās izmaksas

Vispirms jānoskaidro, cik uzņēmumam konkrētais process izmaksā pašlaik.

Vienkāršots aprēķins ir:

Vienas izpildes ilgums × izpildes reižu skaits × darbinieka stundas izmaksas

Pieņemsim, ka viena klienta pieteikuma manuāla apstrāde aizņem 12 minūtes un mēnesī tiek saņemti 250 pieteikumi.

Kopējais patērētais laiks:

12 minūtes × 250 = 3000 minūtes jeb 50 stundas mēnesī

Ja darbinieka pilnās stundas izmaksas uzņēmumam ir 18 eiro, procesa darba izmaksas ir:

50 stundas × 18 eiro = 900 eiro mēnesī

Gadā šis process uzņēmumam izmaksā:

900 eiro × 12 mēneši = 10 800 eiro

Aprēķinā vēlams izmantot nevis darbinieka algu pēc nodokļiem, bet uzņēmuma kopējās stundas izmaksas.

Tajās var ietilpt:

• bruto darba samaksa;
• darba devēja nodokļi;
• atvaļinājuma izmaksas;
• darba vietas un aprīkojuma izmaksas;
• vadības un administratīvās izmaksas.

Jo pilnīgāks ir izmaksu aprēķins, jo precīzāk iespējams novērtēt automatizācijas potenciālo ieguvumu.

2. Nosakiet, cik lielu procesa daļu iespējams automatizēt

Automatizācija ne vienmēr pilnībā aizstāj manuālo darbu.

Piemēram, sistēma var automātiski:

• saņemt pieteikumu;
• pārbaudīt obligātos laukus;
• saglabāt datus CRM sistēmā;
• nosūtīt klientam apstiprinājumu;
• izveidot uzdevumu atbildīgajam darbiniekam.

Taču darbiniekam joprojām var būt nepieciešams:

• pārbaudīt nestandarta informāciju;
• sazināties ar klientu;
• pieņemt lēmumu par piedāvājumu;
• apstrādāt kļūdainus vai nepilnīgus pieteikumus.

Tāpēc jāaprēķina reālistisks automatizācijas līmenis.

Ja process pašlaik aizņem 12 minūtes, bet pēc automatizācijas darbiniekam būs vajadzīgas tikai 3 minūtes, laika ietaupījums būs 9 minūtes jeb 75%.

Ja process pašlaik uzņēmumam izmaksā 10 800 eiro gadā, paredzamais darba izmaksu ietaupījums būtu:

10 800 eiro × 75% = 8100 eiro gadā

Nevajadzētu automātiski pieņemt, ka automatizācija ietaupīs 100% pašreizējo izmaksu. Praktiskāk ir izmantot konservatīvu prognozi un atstāt rezervi izņēmumu apstrādei, pārbaudēm un sistēmas uzraudzībai.

3. Iekļaujiet kļūdu un pārstrādes izmaksas

Manuāla procesa izmaksas neveido tikai patērētais darba laiks.

Kļūdas var izraisīt:

• atkārtotu darbu;
• klientu sūdzības;
• kavējumus;
• nepareizus rēķinus;
• kļūdainus lēmumus;
• zaudētus klientus;
• papildu administratīvo slodzi.

Manuālajā datu ievadē var rasties, piemēram:

• nepareiza klienta e-pasta adrese;
• neprecīza summa;
• izlaists pieteikums;
• nepareizi piešķirts atbildīgais darbinieks;
• dublēts ieraksts;
• nokavēts termiņš;
• nepareizi sagatavots dokuments.

Lai novērtētu kļūdu izmaksas, noskaidrojiet:

• cik kļūdu vidēji rodas mēnesī;
• cik ilgs laiks vajadzīgs vienas kļūdas labošanai;
• kādas papildu izmaksas kļūda rada;
• vai kļūdas dēļ tiek zaudēti klienti vai ieņēmumi.

Piemēram, ja mēnesī rodas 15 kļūdas un katras novēršana aizņem 20 minūtes, uzņēmums zaudē vēl piecas darba stundas mēnesī.

Ja automatizācija samazina šādu kļūdu skaitu par 80%, arī šo ietaupījumu vajadzētu iekļaut kopējā atdeves aprēķinā.

4. Novērtējiet iespējamo ieņēmumu pieaugumu

Daži automatizācijas projekti ne tikai samazina izmaksas, bet arī palīdz palielināt ieņēmumus.

Tas var notikt, ja sistēma:

• ātrāk apstrādā klientu pieteikumus;
• automātiski atgādina par neapstiprinātiem piedāvājumiem;
• neļauj aizmirst potenciālos klientus;
• samazina pasūtījumu apstrādes laiku;
• palīdz apkalpot lielāku klientu skaitu;
• uzlabo pārdošanas procesa kontroli.

Pieņemsim, ka uzņēmums mēnesī saņem 250 pieteikumus. Manuāla procesa dēļ aptuveni 10 pieteikumi netiek savlaicīgi apstrādāti.

Ja automatizācija palīdz iegūt piecus papildu klientus mēnesī un vidējā peļņa no viena klienta ir 100 eiro, papildu ieguvums ir:

5 klienti × 100 eiro = 500 eiro mēnesī

Gadā tas veido:

500 eiro × 12 mēneši = 6000 eiro papildu peļņas

Aprēķinā vajadzētu izmantot peļņu vai bruto peļņu, nevis tikai apgrozījumu. Pretējā gadījumā automatizācijas radītais ieguvums var tikt būtiski pārvērtēts.

5. Apkopojiet visas projekta izmaksas

Automatizācijas projekta izmaksas nav tikai sākotnējā izstrādes cena.

Pilnajās izmaksās var ietilpt:

• procesa analīze;
• tehniskās specifikācijas sagatavošana;
• dizains;
• programmēšana;
• sistēmu integrācija;
• datu migrācija;
• testēšana;
• darbinieku apmācība;
• dokumentācijas sagatavošana;
• programmatūras licences;
• servera vai mākoņpakalpojumu izmaksas;
• uzturēšana;
• drošības atjauninājumi;
• turpmākie uzlabojumi;
• uzņēmuma darbinieku laiks projekta ieviešanai.

Pieņemsim, ka projekta izmaksas ir šādas:

Nākamajos gados sākotnējā izstrāde vairs nav jāmaksā, taču saglabājas licences, uzturēšana, hostings un iespējamo izmaiņu izmaksas.

6. Aprēķiniet kopējo gada ieguvumu

Kopējais automatizācijas ieguvums var sastāvēt no vairākām daļām.

Izmantojot iepriekš minētos piemērus:

Ja projekta pirmā gada izmaksas ir 12 000 eiro, neto ieguvums pirmajā gadā ir:

15 300 € − 12 000 € = 3300 €

Šis aprēķins rāda, ka pie paredzētajiem nosacījumiem projekts jau pirmajā gadā var radīt pozitīvu atdevi.

7. Aprēķiniet ROI

Vienkāršota investīciju atdeves formula ir:

ROI = (ieguvums − izmaksas) ÷ izmaksas × 100%

Izmantojot iepriekšējo piemēru:

ROI = (15 300 − 12 000) ÷ 12 000 × 100% = 27,5%

Tas nozīmē, ka pirmā gada atdeve pret ieguldījumu ir 27,5%.

Otrajā gadā ROI var būt ievērojami lielāks, jo vairs nav jāmaksā pilna sākotnējās izstrādes summa.

Ja otrā gada licences un uzturēšana izmaksā 2500 eiro, bet gada ieguvums saglabājas 15 300 eiro, otrā gada neto ieguvums ir:

15 300 € − 2500 € = 12 800 €

Vērtējot ilgāka termiņa atdevi, ieteicams aprēķināt vismaz pirmos trīs projekta darbības gadus.

8. Aprēķiniet atmaksāšanās periodu

Uzņēmumam bieži vien vēl svarīgāks par gada ROI ir jautājums: cik mēnešos projekts atmaksāsies?

Vienkāršota formula ir:

Atmaksāšanās periods = projekta izmaksas ÷ vidējais mēneša ieguvums

Ja gada ieguvums ir 15 300 eiro, vidējais mēneša ieguvums ir:

15 300 ÷ 12 = 1275 eiro

Atmaksāšanās periods:

12 000 ÷ 1275 = aptuveni 9,4 mēneši

Tas nozīmē, ka pie paredzētajiem nosacījumiem automatizācijas projekts atmaksāsies aptuveni deviņos līdz desmit mēnešos.

9. Izveidojiet trīs scenārijus

Pirms projekta apstiprināšanas nevajadzētu paļauties tikai uz vienu optimistisku prognozi.

Drošāk ir izveidot trīs scenārijus.

Konservatīvais scenārijs

Pieņemiet, ka:

• automatizācija ietaupīs mazāk laika;
• ieviešana aizņems ilgāk;
• uzturēšanas izmaksas būs lielākas;
• ieņēmumu pieaugums būs minimāls.

Reālistiskais scenārijs

Izmantojiet ticamākos pieņēmumus, kas balstīti esošā procesa mērījumos, darbinieku pieredzē un izstrādātāja novērtējumā.

Optimistiskais scenārijs

Pieņemiet, ka:

• sistēma darbojas ļoti efektīvi;
• darbinieki to aktīvi izmanto;
• automatizācijas līmenis ir augsts;
• papildu ieņēmumu pieaugums ir lielāks.

Piemērs:

Ja projekts ir izdevīgs tikai optimistiskajā scenārijā, tā risks var būt pārāk liels.

10. Ņemiet vērā ieviešanas periodu

Automatizācijas ieguvums parasti nesākas dienā, kad projekts tiek apstiprināts.

Laiks nepieciešams:

• procesa analīzei;
• izstrādei;
• integrāciju izveidei;
• datu migrācijai;
• testēšanai;
• darbinieku apmācībai;
• kļūdu labošanai;
• pārejas periodam.

Ja sistēmas ieviešana aizņem četrus mēnešus, pirmajā kalendārajā gadā uzņēmums var saņemt tikai astoņu mēnešu ieguvumu.

Tāpēc aprēķinā vēlams atsevišķi apskatīt:

• pirmo nepilno darbības gadu;
• pirmo pilno darbības gadu;
• turpmākos gadus.

Tas palīdz izvairīties no pārāk optimistiska pirmā gada ROI.

Netiešie ieguvumi, kurus nevajadzētu ignorēt

Ne visus automatizācijas ieguvumus iespējams precīzi izteikt naudā, taču daļa no tiem var būt stratēģiski ļoti nozīmīga.

Automatizācija var nodrošināt:

• vienādu procesa izpildi visiem klientiem;
• labāku datu kvalitāti;
• pārskatāmu darbību vēsturi;
• mazāku darbinieku pārslodzi;
• vienkāršāku jauno darbinieku apmācību;
• ātrāku vadības informācijas pieejamību;
• mazāku atkarību no viena speciālista;
• labāku klientu pieredzi;
• iespēju uzņēmumu vieglāk mērogot.

Šos ieguvumus vajadzētu ņemt vērā lēmuma pieņemšanā, taču ar tiem nevajadzētu aizstāt pamata finansiālo aprēķinu.

Biežākās kļūdas automatizācijas atdeves aprēķinā

Tiek pieņemts 100% laika ietaupījums

Praksē parasti saglabājas pārbaudes, izņēmumu apstrāde, sistēmas uzraudzība un kļūdu risināšana.

Netiek ieskaitītas uzturēšanas izmaksas

Sistēmai būs nepieciešamas licences, hostings, atjauninājumi, tehniskais atbalsts un reizēm arī papildu izstrāde.

Ietaupītais darbinieku laiks automātiski tiek uzskatīts par naudas ietaupījumu

Ja atbrīvotais laiks netiek izmantots vērtīgākam darbam, uzņēmums ne vienmēr saņem tiešu finansiālu ieguvumu.

Tiek izmantots apgrozījums, nevis peļņa

Papildu pārdošanas apjoms nav tas pats, kas papildu peļņa.

Netiek ņemts vērā ieviešanas laiks

Pirmajā gadā sistēma var pilnvērtīgi darboties tikai dažus mēnešus.

Tiek automatizēts nesakārtots process

Ja process ir nevajadzīgi sarežģīts, automatizācija var tikai paātrināt neefektīvu darba plūsmu.

Praktisks automatizācijas projekta novērtēšanas kontrolsaraksts

Pirms izstrādes pārbaudiet:

• Vai process ir precīzi aprakstīts?
• Vai zināms procesa izpildes reižu skaits?
• Vai izmērīts vienas izpildes ilgums?
• Vai aprēķinātas darbinieku pilnās izmaksas?
• Vai novērtētas kļūdu un pārstrādes izmaksas?
• Vai noteikts reālistisks automatizācijas līmenis?
• Vai aprēķināts iespējamais ieņēmumu pieaugums?
• Vai iekļautas visas izstrādes izmaksas?
• Vai iekļautas licences, hostings un uzturēšana?
• Vai aprēķināts ROI?
• Vai noteikts atmaksāšanās periods?
• Vai izveidots konservatīvais scenārijs?
• Vai ņemts vērā ieviešanas laiks?
• Vai definēti rezultātu mērīšanas rādītāji?

Secinājums

Biznesa procesu automatizācijas atdevi iespējams novērtēt vēl pirms izstrādes, ja uzņēmums izmanto reālus procesa datus un nebalsta lēmumu tikai uz pieņēmumiem.

Aprēķinā vajadzētu iekļaut:

• procesa pašreizējās darba izmaksas;
• iespējamo laika ietaupījumu;
• kļūdu samazinājumu;
• papildu peļņas potenciālu;
• izstrādes un integrāciju izmaksas;
• licences un uzturēšanu;
• ieviešanas ilgumu;
• ROI un atmaksāšanās periodu;
• konservatīvo, reālistisko un optimistisko scenāriju.

Labs automatizācijas projekts ne vienmēr ir tas, kurš aizstāj visvairāk manuālo darbību.

Vērtīgākais ir projekts, kas atrisina konkrētu uzņēmuma problēmu, dod izmērāmu rezultātu un atmaksājas pieņemamā termiņā.

Pirms izstrādes ieguldītais laiks procesa mērīšanā un atdeves aprēķinā var pasargāt uzņēmumu no dārga, sarežģīta un nevajadzīga risinājuma.